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Gestire gli Assessment "da capo a coda": investimento per il futuro

A cura di Manuela Serpelloni, Consulente Senior PRAXI Risorse Umane

Se sei un professionista in ambito risorse umane, o un manager, avrai già notato come l’Assessment Center, metodologia di valutazione delle competenze comportamentali, si stia diffondendo anche nelle organizzazioni meno abituate a processi strutturati di valutazione.

L’intervento dell’Assessor professionista è infatti sempre più richiesto dai vertici aziendali che, avendo compreso quanto sia strategico valorizzare i punti di forza e conoscere le aree di miglioramento delle persone, desiderano acquisire ulteriori elementi per poter sostenere al meglio i propri team attraverso percorsi di formazione manageriale, mentorship e coaching, amplificandone così l’efficacia a beneficio dell’organizzazione.

Come si svolge un Assessment Center

La metodologia si compone essenzialmente delle seguenti fasi:

• condivisione degli obiettivi con l’Azienda: Sviluppo o Selezione;
• progettazione delle competenze da valutare e delle prove da somministrare;
• pianificazione e comunicazione ai partecipanti delle finalità e del processo;
• svolgimento, in cui si osservano i comportamenti verbali e non verbali dei candidati mentre partecipano alle attività, valutandone le competenze comportamentali e le abilità. Le valutazioni possono coprire diverse aree ed afferire a capacità della sfera relazionale, emotiva, di innovazione, gestionale/organizzativa;
• colloquio di feedback, ovvero il momento di restituzione, che consiste nella condivisione degli esiti con ogni singolo partecipante e con l’Azienda.

L’Assessment delle competenze comportamentali di ruolo viene utilizzato sempre più frequentemente anche durante i processi di selezione, specialmente in fase di scelta finale di un nuovo manager.

I vertici aziendali ricevono così un output strutturato, esito dell’applicazione di una metodologia di valutazione rigorosa, che consente loro di effettuare la scelta con maggiore consapevolezza.

Anche la Pubblica Amministrazione ha iniziato ad utilizzare questo strumento (leggi il case study di Regione Emilia-Romagna); a fine 2022 sono state infatti approvate le Linee Guida che ne prevedono l’utilizzo all’interno dei processi selettivi per valutare le capacità gestionali ed organizzative degli aspiranti dirigenti.

Tuttavia, se l'Assessment delle competenze è ormai diffusamente sentito come fondamentale nella valutazione dell’efficacia comportamentale connessa alle responsabilità di ruolo, ciò non vale allo stesso modo per le fasi che precedono e seguono il momento valutativo.

Comunicazione e feedback: gli aspetti fondamentali di un Assessment Center

La comunicazione e il feedback, parti integranti del processo di Assessment di Sviluppo, spesso vengono trascurate. Vediamo alcune delle ragioni più comuni:

• il timore che comunicare le finalità dell’Assessment possa creare un senso di pressione, ansia o eccessiva competizione tra i partecipanti;
• la preoccupazione che restituire un feedback positivo possa esporre l’Azienda a richieste di riconoscimento economico da parte dei collaboratori;
• la paura che feedback impegnativi in termini di aree di miglioramento emerse possano aprire a reazioni emotive difficili da gestire;
• la sensazione di libertà d’azione: il non comunicare permette di non impegnarsi sugli step successivi (piani di formazione/sviluppo/crescita professionale) e, pertanto, di sentirsi meno vincolati nel dare un seguito agli esiti dell’Assessment.

Giustificazioni come queste si riscontrano con maggiore frequenza in quei contesti organizzativi che per la prima volta si affacciano alla metodologia.

Se, da un lato, si può comprendere come la non abitudine, la non conoscenza, la non consapevolezza degli effetti, possano portare a rinunciare a “capo e coda” dell’Assessment, dall’altro è essenziale essere consapevoli degli effetti di una comunicazione e feedback mal gestiti.

Senza un’adeguata comunicazione in avvio e in itinere del processo e senza un corretto feedback finale, infatti, non è possibile realizzare un Assessment efficace.

Perché è importante presidiare tutte le fasi di un Assessment manageriale

L’Assessment è uno strumento “potente”, caratterizzato da una strutturazione rigorosa che ne garantisce l’efficacia a favore di tutti gli attori in gioco.

Anche per questa ragione è importante che venga somministrato da figure con adeguati livelli di preparazione e professionalità, guidate da comprovati principi etico-professionali: professionisti in grado di accompagnare l’organizzazione non solo nella valutazione delle competenze, ma anche nella crescita interna verso la cultura della fiducia, del riconoscimento e della valorizzazione delle eccellenze di ognuno.

In un Assessment delle competenze, le capacità di comunicazione e di restituzione del feedback sono elementi fondamentali per il successo del processo, perché hanno il potere di aumentare la motivazione, promuovere lo sviluppo professionale e migliorare le prestazioni dei collaboratori.

Una comunicazione aperta e chiara garantisce la comprensione delle finalità, delle modalità e degli obiettivi, stimolando la partecipazione attiva

Parafrasando Simon Sinek¹, anche in un ambito di Assessment è fondamentale esplicitare in modo chiaro e trasparente il “perché”.

Una comunicazione efficace, infatti, riduce l’impatto emotivo in termini di ansia e stress e accresce la fiducia nel processo da parte delle persone valutate: favorire un senso di scopo e di motivazione crea le migliori condizioni affinché i partecipanti esprimano al meglio le proprie competenze.

In altre parole, presentare la finalità dell'Assessment con un approccio positivo, evidenziando le opportunità di sviluppo personale e professionale e gestendo con sensibilità e professionalità i rischi potenziali, come la pressione e la competizione eccessiva, favorisce un ambiente di valutazione costruttivo e motivante.

Il ruolo cruciale del feedback

Un feedback tempestivo e costruttivo offre ai partecipanti l’opportunità di riconoscere con chiarezza i propri punti di forza e le aree di miglioramento, incoraggiandoli a lavorare su di essi in modo consapevole attraverso piani di azione per la crescita professionale e l’apprendimento continuo.

Un feedback efficace richiede una preparazione: deve essere basato su osservazioni e dati concreti e presentato in modo chiaro e non giudicante.

Gli studi, anche quelli più recenti legati alle neuroscienze, sottolineano l'importanza di saper accogliere le emozioni dell'altra persona, di comunicare in modo rispettoso e costruttivo, di concentrarsi sugli aspetti specifici e osservabili del comportamento fornendo un feedback equilibrato che evidenzi sia gli aspetti positivi, sia quelli che richiedono miglioramento, in modo da mantenere un tono incoraggiante e motivante.

Come esplorato da Douglas Stone e Sheila Heen², anche le dinamiche delle relazioni di potere interne all’organizzazione possono influenzare l’efficacia del feedback, che può diventare fonte di conflitti e frustrazione; una cultura del feedback aperta e inclusiva fa invece sentire le persone incoraggiate e fiduciose.

Bisogna inoltre tener conto che la percezione di un feedback ricevuto può variare da individuo a individuo in base a diversi fattori, tra cui la personalità, le esperienze passate, le aspettative e il contesto in cui viene fornito.

Come condurre il colloquio di feedback in modo efficace?

Affinché l’intero processo generi risultati positivi per l’organizzazione, è cruciale la capacità dei responsabili di dare il feedback.

Spesso i responsabili cadono in trappole come l'utilizzo di un linguaggio vago o generico, mancanza di specificità nelle raccomandazioni per il miglioramento, o mancanza di sincerità nel riconoscimento dei punti di forza. Questo può portare a un senso di frustrazione e demotivazione nei collaboratori.

Anche gli studiosi più critici nei confronti del feedback³ concordano che l'apprendimento si basa sulla consapevolezza di efficacia e che impariamo di più quando qualcun altro presta attenzione ai nostri punti di forza e ci sostiene nel coltivarli.

Una grande “forza” del feedback risiede quindi nel saper cogliere ed evidenziare il momento di eccellenza. Non si pensi alla “semplice” lode (che non sempre è semplice, e che anche se positiva risulta comunque giudicante), ma alla capacità di un responsabile di restituire ciò che ha sentito, ciò che ha attirato la sua attenzione, ciò che ha portato ad un risultato soddisfacente.

Le organizzazioni possono aiutare i propri responsabili ad apprendere o migliorare la capacità di gestire il feedback.

L’acceleratore di efficacia più interessante è senza dubbio il Business Coaching, in quanto consente ai responsabili di sperimentarsi e allenarsi, sostenuti da un Coach professionista, in una dimensione protetta in cui accrescere la consapevolezza di sé e del proprio impatto.

Assessment sì o no? Una scelta da intraprendere se si è davvero pronti

Se è vero che non esiste una “ricetta” valida in assoluto, possiamo però affermare che è consigliabile intraprendere un percorso di Assessment se si è pronti a:

• comunicare chiaramente le finalità;
• attivare un processo di strumenti strutturati che garantisca equità di valutazione e oggettività;
• restituire feedback costruttivi, valorizzando i comportamenti efficaci;
• comprendere e gestire le emozioni nel dare e nel ricevere feedback, poiché le emozioni possono influenzare profondamente la percezione e l'accettazione delle informazioni fornite;
• investire, insieme ai partecipanti, sul futuro delle persone e dell’organizzazione, avviando e sostenendo piani di sviluppo individuali.

Realizzare un percorso di Assessment senza un processo rigoroso, che preveda un’adeguata gestione di tutte le fasi, è controproducente: senza “capo nè coda” l’Assessment conserva la propria natura valutativa, ma non raggiunge la sua finalità, che è quella di “spingere” e velocizzare la crescita e lo sviluppo delle competenze delle persone.

E voi, siete pronti?

BIBLIOGRAFIA
¹ https://simonsinek.com/books/start-with-why/
² Douglas Stone e Sheila Heen - "Feedback: Come accoglierlo e dargli valore" ("Thanks for the Feedback: The Science and Art of Receiving Feedback Well")
³ The feedback fallacy By Marcus Buckingham and Ashley Goodall from the Magazine (March-April 2019)